ORGANISER, AUTOMATISER ET FIABILISER LA FACTURATION, DE L'ÉMISSION AU TRANSFERT COMPTABLE

• Mentions obligatoires : identification des parties, numéro unique, dates d'émission et de réalisation, désignation et quantité, prix unitaire hors taxes, taux et montant de TVA par taux, réductions, montant total. Mentions particulières selon le cas : exonération, autoliquidation, TVA sur les débits.
• Mentions relatives au règlement : date d'échéance, conditions d'escompte, taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Leur absence est sanctionnable et prive l'entreprise d'un moyen de pression en cas d'impayé.
• Délais de paiement : 30 jours après réception à défaut de convention ; plafond légal de 60 jours à compter de l'émission ou 45 jours fin de mois lorsqu'un accord le prévoit. Conséquence pratique : une condition de règlement paramétrée au-delà du plafond est illicite.
• Numérotation : séquence chronologique, continue, sans rupture ni doublon. Point d'attention : la séquence est portée par le journal de vente ; en modifier la structure en cours d'exercice crée une rupture qu'il faudra justifier.
• Conservation et archivage des factures émises et reçues.

Cœur du module : ces paramètres sont ce qui transforme une facture en écriture exploitable par le logiciel comptable.

• Plan de comptes : un plan comptable est installé par la localisation française, mais c'est le plan du logiciel comptable de destination qui fait foi. La correspondance entre les deux doit être établie avant toute facturation en production. Comptes concernés en pratique : comptes de produits et de charges portés par les catégories d'articles, comptes de tiers clients et fournisseurs, comptes de taxes.
• Taxes : taux applicables, distinction TVA collectée et TVA déductible, comptes de taxe associés. Cas particuliers à paramétrer explicitement — exonérations, livraisons intracommunautaires, autoliquidation, prestations hors de France.
• Positions fiscales : mécanisme de substitution automatique des taxes et des comptes selon le profil du client ou du fournisseur. C'est ce qui évite au gestionnaire de devoir décider du régime de TVA à chaque facture — et donc de se tromper.
• Journaux : journal de vente, d'achat, de banque, d'opérations diverses. Le journal porte la séquence de numérotation et détermine où l'écriture est enregistrée.
• Conditions de règlement : échéance unique, échéances multiples, escompte pour paiement anticipé.
• Modes de règlement et correspondance avec les journaux financiers.
• Règle de cohérence à retenir : chaque paramètre ci-dessus produit une écriture. Un paramétrage approximatif ne se voit pas à l'émission de la facture — il se découvre au moment du transfert comptable, sous forme d'écritures que le comptable devra reprendre manuellement. Le gain de la digitalisation se joue entièrement ici.

• Structure de la facture et flux de validation : état brouillon modifiable, puis validation qui rend la facture définitive et lui attribue son numéro. Ce qui reste possible après validation et ce qui ne l'est pas.
• Rappel des politiques de facturation définies dans le module Ventes — sur commande, sur livraison, par avancement — et de leurs conséquences sur le moment de l'émission.
• Acompte : facture d'acompte puis facture de solde, lecture du restant dû.
• Avoir : distinguer l'annulation d'une facture erronée du geste commercial consécutif à un litige ou à un retour. Motif, traçabilité, incidence sur la TVA.
• Facturation récurrente : abonnements et prestations périodiques, génération automatique, contrôle avant émission.
• Transmission au client : envoi automatisé par courriel, mise à disposition sur un espace en ligne, et — depuis la réforme — transmission par plateforme agréée.

• Calendrier applicable : depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit être en capacité de recevoir ses factures fournisseurs via une plateforme agréée. L'obligation d'émettre s'applique depuis cette même date aux grandes entreprises et ETI, et s'appliquera au 1er septembre 2027 aux PME, TPE et micro-entreprises.
• Rôle de la plateforme agréée : seule une plateforme agréée peut transmettre les factures et adresser à l'administration les données de transaction et de paiement. Une entreprise ne peut plus se contenter d'envoyer un PDF par courriel.
• Statut d'Odoo : Odoo est certifié plateforme agréée. Conséquence pour l'entreprise équipée : l'émission et la réception peuvent être assurées depuis l'outil de facturation lui-même, sans intermédiaire supplémentaire.
• E-reporting : les ventes aux particuliers ne relèvent pas de la facturation électronique mais de la transmission des données de transaction, selon le même calendrier.
• Conséquence concrète sur les données : de nouvelles mentions deviennent nécessaires — SIREN du client, adresse de livraison lorsqu'elle diffère, nature de l'opération (biens, services ou les deux), option pour la TVA sur les débits le cas échéant. Un référentiel client incomplet devient un obstacle à l'émission, là où il n'était auparavant qu'une gêne.
• Cycle de vie d'une facture transmise : statuts successifs, accusés, rejet éventuel et traitement du rejet.

Le détail réglementaire et les choix d'organisation relèvent de l'expert-comptable de l'entreprise ; le module traite ce qui incombe à l'utilisateur de l'outil.

• Voies d'arrivée d'une facture fournisseur : réception structurée via plateforme agréée, dépôt de document, courriel dédié.
• Reconnaissance automatique de document : dépôt d'un PDF, extraction automatique du fournisseur, du montant, de la date, des taux de TVA et des lignes. Gain réel sur le volume de saisie.
• Limites et contrôle obligatoire : l'extraction est une proposition, pas une vérité. Les erreurs caractéristiques portent sur le taux de TVA, la date d'échéance, la distinction entre montant HT et TTC, et l'identification du fournisseur en cas de doublon au référentiel. Le contrôle humain reste requis, et le module enseigne où regarder en priorité pour tout relire.
• Imputation : journal, compte de charge, taxe, échéance.

Le rapprochement avec la commande et la réception, le traitement des écarts de prix ou de quantité et le litige fournisseur sont traités dans le module Achats.

• Enregistrement du règlement et évolution du statut de la facture : ce qui permet de savoir, à tout instant, ce qui est dû.
• Balance âgée client : lecture par tranche d'ancienneté, identification des créances à risque, distinction entre retard structurel et litige non traité.
• Dispositif de relance : niveaux successifs, délais entre niveaux, ton et support de chaque niveau, répartition des rôles entre commercial et administratif. Automatisation partielle et limite de l'automatisation — la dernière relance avant contentieux ne doit pas être automatique.
• Application des pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire : quand elles sont exigibles et comment en faire un levier plutôt qu'une menace jamais mise à exécution.
• Transfert des écritures vers le logiciel comptable : format d'export retenu, périodicité, périmètre transféré.
• Contrôle avant transfert : c'est la séquence à ne pas manquer. Points de rupture les plus fréquents — compte inexistant dans le plan de destination, taxe non mise en correspondance, écriture déséquilibrée, période déjà clôturée côté comptable, doublon d'export.
• Répartition des rôles avec le cabinet ou le service comptable : qui exporte, à quelle fréquence, qui contrôle, qui corrige, et comment une anomalie remonte. Formaliser cette répartition évite le reproche mutuel en fin d'exercice.

• Indicateurs à mettre en place : chiffre d'affaires facturé, encours client, délai moyen de règlement, taux et ancienneté des impayés, montant des factures fournisseurs à échoir.
• Construction d'une analyse : mesure observée, axes de regroupement, période, filtres.
• Lectures caractéristiques : dégradation progressive du délai de règlement, concentration du risque sur quelques clients, écart entre facturé et encaissé.
• Passage de la donnée à la décision : formuler une hypothèse explicative, la vérifier, en tirer une action — relance ciblée, révision d'une condition de règlement, demande d'acompte.

À partir d'un cahier des charges représentatif de l'activité : paramétrage des taxes (dont un cas d'exonération), des conditions et modes de règlement, des journaux et des modèles de facture. Le participant établit ensuite la correspondance entre les comptes utilisés et le plan comptable du logiciel de destination, et identifie les comptes manquants.

Émission d'une facture depuis une commande, transmission au client, puis traitement de trois situations : acompte sur commande, facture récurrente d'abonnement, avoir consécutif à un retour de marchandise. Le participant justifie pour chacune le choix du document émis.

Dépôt d'un PDF, observation de l'extraction automatique, contrôle et correction. L'un des documents comporte une erreur d'extraction volontaire sur le taux de TVA, que le participant doit détecter sans qu'on l'y invite. Imputation et comptabilisation.

Analyse d'une balance âgée client, identification des créances prioritaires, distinction entre retard et litige, construction d'un scénario de relance à trois niveaux et envoi. Le participant rédige le texte du deuxième niveau de relance.

Génération de l'export des écritures sur une période, contrôle avant transmission au moyen d'une liste de vérification construite en séance. Le jeu de données comporte deux anomalies bloquantes que le participant doit identifier et corriger avant export.

Lecture des indicateurs financiers sur un jeu de données fourni, identification d'un signal préoccupant, formulation d'une hypothèse et restitution orale d'une recommandation d'action en deux minutes. Chaque participant formalise ensuite trois actions à engager à son retour.